Migración de Excel a software de alquileres: plan de las primeras 2 semanas
Cómo pasar la cartera de planillas a un sistema sin paralizar cobranza ni liquidaciones — agenda día a día y criterios de ‘listo para operar’.
2 min lectura · 10 de agosto de 2026
Pasar de Excel a software no es “subir un CSV”: es no cortar la operación. Estas dos semanas ordenan datos, roles y el primer ritual estable.
Semana 0 (preparación, 1–2 días)
- Congelar la planilla maestra (copia con fecha; nadie edita la “oficial” sin avisar).
- Definir campos mínimos: unidad, propietario, inquilino, alquiler, vencimiento, depósito, estado de pago, comisión.
- Nombrar dueño de migración y dueño de cobranza (pueden coincidir; no pueden ser “el equipo”).
- Armar checklist de importación.
Semana 1 — Cargar y cobrar
| Día | Foco | Criterio de salida |
|---|---|---|
| 1–2 | Importar contratos activos | 100% con monto + vencimiento + contactos |
| 3 | Estados de mora | Cada caso con estado y próximo paso |
| 4 | Pagos de la semana | Recibos/acreditaciones en sistema |
| 5 | Validación spot | 10 contratos al azar: Excel vs sistema coinciden |
Sin estados de mora claros, el día 3 se vuelve chat infinito. Puente: tablero diario · protocolo.
Semana 2 — Liquidar y ritualizar
- Liquidaciones del período con el mismo criterio que usabas en Excel (neto, gastos, comisión). Guía: liquidación a propietarios.
- Roles escritos: cobranza vs liquidación — guía de roles.
- Primer ritual semanal solo en sistema: checklist ritual.
- Checklist onboarding completo: onboarding administración.
- Marcar Excel como archivo histórico (no editable).
Errores que alargan la migración a meses
- Importar PDFs y fotos antes que montos y vencimientos.
- Seguir liquidando “en la planilla de siempre” porque “el sistema todavía no”.
- No separar quién cobra de quién liquida (aunque sea la misma persona en franjas distintas).
- Migrar también la vacante futura y el pipeline de captación el mismo día (eso es otro proyecto).
Si además operás ventas con CRM: integración KiteProp + KiteRentals.
Señal de “ya operamos”
- Mora del día se abre en el sistema, no en el celular.
- El propietario recibe liquidación con detalle generado desde la misma fuente.
- Nadie pregunta “¿cuál Excel es el bueno?”.
Operar la cartera: KiteRentals. Hub: KiteRentals en CRMKiteProp.
Preguntas frecuentes
- ¿Hay que migrar toda la cartera el día 1?
- No. Primero datos mínimos (contrato, partes, montos, vencimientos, estado de mora). Después adjuntos, historial fino y reglas especiales. Cobrar y liquidar no pueden esperar al ‘Excel perfecto’.
- ¿Qué pasa con la planilla durante la migración?
- Queda en solo lectura para consulta. Toda alta, pago y liquidación nueva se registra en el sistema. Dos fuentes ‘oficiales’ al mismo tiempo es el fracaso más común.
- ¿Cuánto personal hace falta?
- Un dueño de migración (decide criterios), quien importa datos y quien valida cobranza/liquidación. En equipos chicos puede ser la misma persona con bloques de tiempo separados.
- ¿Cuándo se considera terminada la migración?
- Cuando el ritual semanal y el cierre de mes se hacen solo en el sistema, con mora y liquidaciones al día, y la planilla ya no se edita.
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