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Checklist: importación de contratos de alquiler (datos mínimos)
Lista accionable para migrar contratos desde Excel o carpetas: campos obligatorios, validaciones y qué dejar para la segunda pasada.
2 min lectura
Recurso de CRMKiteProp para el onboarding de cartera. Guía madre: primeras 2 semanas.
Antes de importar
- Una sola planilla maestra (o export único) con fecha de corte
- Dueño de datos nombrado (quién corrige inconsistencias)
- Convención de nombres de unidad / dirección (sin duplicados “Depto 3” vs “3° A”)
- Moneda y tipo de índice claros por contrato (si aplica)
Datos mínimos por contrato (obligatorio)
- Identificador interno / código
- Dirección / unidad
- Propietario (nombre + contacto + CBU/alias o medio de pago)
- Inquilino (nombre + teléfono/WhatsApp + email)
- Fecha inicio y vencimiento (o renovación vigente)
- Monto de alquiler del período actual
- Día de vencimiento de pago
- Estado de pago actual (al día / mora / acuerdo)
- Saldo pendiente si hay mora (monto + desde cuándo)
- Depósito / garantía (monto + dónde está / si hay retenciones)
- % o monto de comisión de administración
- Quién administra la cobranza (responsable)
Segunda pasada (después de operar)
- PDF del contrato y anexos
- Inventario de ingreso
- Historial de pagos previos (si aporta a mora o disputas)
- Gastos recurrentes / expensas a cargo de quién
- Notas de “casos especiales” (co-garantes, pagos parciales crónicos)
Validación post-import
- Total de contratos activos = conteo Excel
- Suma de alquileres del mes ≈ planilla (tolerancia acordada)
- Todos los en mora tienen estado + próximo contacto
- Ningún propietario sin medio de liquidación
- Muestreo 10 contratos OK
Si falla el muestreo: no sigas cargando “a ojo”. Corregí lote y revalidá.
Encaje operativo
- Cobranza diaria: tablero mora
- Liquidación: checklist liquidación
- Ritual: checklist semanal
- Onboarding completo: checklist onboarding
Sistema para la cartera: KiteRentals · Hub
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es ‘dato mínimo’?
- Lo imprescindible para cobrar, liquidar y contactar: partes, unidad, montos, fechas, estado de pago y depósito. El resto (adjuntos, historial 3 años) es segunda ola.
- ¿Importo contratos vencidos?
- Solo si hay saldo, depósito o litigio abierto. El resto puede quedar en archivo histórico fuera del sistema operativo.
- ¿Cómo sé que la importación está bien?
- Muestreo: 10–15 contratos al azar cruzados con Excel/banco. Si fallan más de 1–2, frená altas nuevas y corregí el lote.
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