Checklist ocupación temporada Guanacaste

Recurso gratuito de CRMKiteProp para property managers e inmobiliarias en Guanacaste. Complementa la guía de temporada.

1. Setup (antes de abrir fechas)

• Una unidad = un calendario maestro (no Excel paralelo del dueño)
• OTAs (Airbnb, Booking, etc.) sincronizan hacia el maestro
• Temporadas / dry season con tarifas definidas
• Estadía mínima por período
• Buffer de limpieza entre huéspedes (horas o noche)
• Bloqueos del propietario cargados
• Moneda de tarifa y de depósito explícitas (USD / CRC)
• Equivalente en la otra moneda solo como referencia
• Política de cancelación escrita y visible al equipo
• Responsable de inbox / WhatsApp asignado

2. Al recibir una consulta de fechas

• Registrar lead/reserva con origen (OTA, directo, referido, web…)
• Verificar disponibilidad en el calendario maestro (no en el chat)
• Cotizar con la tarifa del período correcto y la moneda pactada
• Confirmar depósito: monto, moneda, plazo, qué cubre
• Si confirma: bloquear fechas para todo el equipo / todos los canales
• Enviar instrucciones de llegada (plantilla, no improvisar)

3. Turnover (salida → entrada)

• Checklist de salida con fotos
• Inventario / daños vs desgaste documentados
• Limpieza confirmada con timestamp o firma
• Llaves / códigos / accesos verificados
• Amenidades listas (toallas, gas, WiFi…)
• Buffer respetado antes del próximo check-in
• Incidencias guardadas en la ficha de la unidad (no solo WhatsApp)

4. Dinero y propietario

• Depósito cobrado y registrado
• Devolución de depósito con criterio escrito
• Liquidación / reporte al propietario en la moneda pactada
• Misma cifra de tarifa en ficha, mensaje y canal
• Propietario extranjero: reporte legible (no solo capturas de chat)

Multi-moneda: guía fichas.

5. Cierre de temporada (retro)

• Contar overbookings (meta: 0)
• % reservas con depósito registrado
• Incidentes sin foto/historial
• Reviews negativos por check-in / limpieza
• Unidades que más quemaron al equipo
• Decisión: ¿Excel + OTA aguanta otro año o pasamos a sistema?

Guía: Temporada Guanacaste · Espejo: Checklist Uruguay.

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